POSTUP PRI SPRACOVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

Tento dokument opisuje spôsob a účel spracovania osobných údajov prevádzkovateľa

MATEX, s.r.o., Veškovce 1194, 079 01 Veľké Kapušany, IČO: 31675999 (ďalej len „Prevádzkovateľ“) a tiež poskytuje akékoľvek ďalšie zákonom požadované informácie, vrátane informácií o právach dotknutej osoby a o tom, ako ich uplatňovať.

Zákon č. 18/2018 Z. z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov ako aj Nariadenie (EÚ) 2016/679 o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „Nariadenie“) prestavuje právny predpis o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a chráni základné práva a slobody fyzických osôb, najmä vo vzťahu k právu na ochranu osobných údajov.

Podľa Článku 4 (1) Nariadenia pojem „osobné údaje“ znamená akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len ako „dotknutá osoba“).

„Spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako sú získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia (Článok 4(2) Nariadenia).

Podľa Článku 12 a nasl. Nariadenia, dotknutej osobe musia byť tiež poskytnuté príslušné informácie o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa a o právach dotknutej osoby.

„Platnosť“ vzhľadom na to, že sa môže v budúcnosti vyžadovať aktualizácia informácií o spracúvaní osobných údajov obsiahnutých v týchto Zásadách, Prevádzkovateľ je oprávnený tieto Zásady kedykoľvek aktualizovať. Táto verzia vyhlásenia bola vydaná dňa 1.10.2021.

1. NA AKOM ZÁKLADE MOŽEME SPRACÚVAŤ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?

   Spracúvanie je zákonné, iba vtedy a iba v takom rozsahu, keď je splnená najmenej jedna z týchto podmienok:

   • Dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov najeden alebo viaceré konkrétne účely.
   • Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.
   • Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti.
   • Spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.

2. ČO V PRÍPADE NEPOSKYTNUTIA OSOBNÝCH ÚDAJOV?

   V prípade spracúvania Vašich osobných údajov v rámci:

   • Pri poskytovaní osobných údajov, ktoré sú zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou je dotknutá osoba povinná poskytnúť tieto osobné údaje. Bez poskytnutia osobných údajov nie je možné vybavenie objednávky.
   • Akékoľvek osobné údaje nám poskytujete dobrovoľne a ste povinní sám zvážiť do akej miery takéto osobné údaje poskytnete. Bez poskytnutia niektorých osobných údajov však nemôžeme reagovať na váš podnet či žiadosť.

3. VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ZÍSKAVAME

   Svoje osobné údaje nám poskytnete najčastejšie:

   • V prípade ak ste v postavení nášho zákazníka, resp. Záujemcu o naš tovar alebo služby.
   • Vaše osobne udaje spracúvame aj na základe predchádzajúcej komunikácie a Vami, a to tak osobnej (napr. Stretnutia) alebo elektronickej(napr. Oslovenie prostredníctvom kontaktného formuláru na nasej webstranke)
4. ŽIADOSTI O PRIJATIE DO ZAMESTNANIAOsobné údaje sú prevadzkovatelom spracúvané najmä na účely obsadenia voľných pracovných pozícií v rámci vypísaných výberových konaní príp. eviduje osobné údaje uchádzačov o zamestnanie bez zámeru obsadiť konkrétnu pracovnú pozíciu.

   Poskytnutie osobných údajov dotknutou osobou je predzmluvnou požiadavkou. Neposkytnutím osobných údajov nebude možné dotknutú osobou zaradiť do výberového konania.

   Právny základ: v súlade s ustanovením čl. 6 ods. 1 pism. b) spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy.

   Doba uchovávania: po dobu 1 roka odo dňa doručenia životopisu a následne budú zlikvidované.

5. AKÝ JE ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV, AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME, NA AKÚ DOBU MÁME ULOŽENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?

   Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje nasledovným spôsobom/ na nasledovné účely:

   • ÚČTOVNÍCTVO A OBCHODNÁ AGENDA
     • Účelom je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (napr. zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov).
     • Právny základ (vrátane ich poskytovanie tretím osobám): zákonná povinnosť
     • Doba uchovávania: 10 rokov.
   • OBCHODNÁ KOMUNIKÁCIA
     • Účelom spracúvania je príprava a realizácia obchodných aktivít prevádzkovateľa.
     • Právny základ: Oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom spočívajúci v práve podnikať v rozsahu predmetov činnosti zapísaných vo výpise z príslušného registra.
     • Doba uchovávania: je podmienená prípravou a trvaním obchodnoprávneho vzťahu, ako aj uplynutím premlčacej doby.
   • PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA
     • Účelom spracúvania je príprava a uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach mimo pracovného pomeru, evidencia podkladov o pracovnej spôsobilosti, výplaty mzdy, odvody, plnenie povinností voči orgánom štátnej správy, evidencia dochádzky, evidencia vzdelávania, evidencia vydaných poverení a splnomocnení, evidencia majetku alebo zariadenia, uzatváranie dohôd o hmotnej zodpovednosti, evidencia vydávania peňažných prostriedkov v hotovosti, poskytovanie zamestnaneckých benefitov, evidencia škôd spôsobených zamestnancami na pracovisku alebo majetku prevádzkovateľa (zamestnávateľa), zabezpečenie stravovania, kopírovanie dokladov nevyhnutných na účely pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu, ako aj plnenie ďalších zákonných a zmluvných povinností.
     • Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti, plnenie zo zmluvy, udelený súhlas prípadne oprávnený záujem
     • Doba uchovávania: počas trvania pracovnoprávneho vzťahu alebo iného obdobného vzťahu až do dovŕšenia sedemdesiateho roku života zamestnanca (aj bývalého).
       • EVIDENCIA NÁJOMNÍKOV PÔDY
         • Účelom spracúvania je poľnohospodárske využívanie prenajatých pozemkov na poľnohospodárske účely pri prevádzkovaní podniku a iné.
         • Právny základ: v zmysle Článku 6 ods.1 pism.c) všeobecného Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov
         • Doba uchovávania: evidencia sa uchováva 10 rokov.
       • SPRÁVA REGISTRATÚRY
         • Správa registratúry, vybavovanie agendy oznamovateľov protispoločenskej činnosti Účelom spracúvania je plnenie zákonných povinností a najmä vyplývajúcich zo zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch registratúrach o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
         • Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti.
         • Doba uchovávania: evidencia sa uchováva 10 rokov po ukončení evidencie.
   • KAMEROVÝ SYSTÉM – MONITOROVANIE PRIESTOROV
     • Účelom monitorovania je ochrana majetku v monitorovanom priestore a ochrana fyzických osôb nachádzajúcich sa v tomto priestore, ako aj priebežné získavanie dôkazov o príčinách vzniku, priebehu a následkoch bezpečnostných incidentov.
     • Právny základ: oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom alebo treťou osobou spočívajúci v práve na ochranu majetku, ochranu zdravia fyzických osôb a v práve vyžadovať dodržiavanie verejného poriadku.
     • Doba uchovávania: likvidácia kamerových záznamov urobených kamerovým systémom je zabezpečená automaticky, programovou činnosťou systému časovej slučke
   • ZVEREJNENIE VIDEOZÁZNAMOV ORGANOM ČINNÝM V TRESTNOM KONANÍ
     • Účelom je využitie zaznamu na preukazovanie právnych nárokov prevádzkovateľa.
     • Právny základ: v zmysle článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
     • Doba uchovávania: záznamy môžu byť využité aj na preukazovanie právnych nárokov a prevádzkovateľ ich bude spracúvať po dobu nevyhnutnú na ich preukazovanie.
   • EVIDENCIA PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB
     • Účelom spracúvania vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv.
     • Právny základ: základom je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle Článku 6 ods.1 pism. c) všeobecného Nariadenia.
     • Doba uchovávania: 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti.
   • VYBAVOVANIE SŤAŽNOSTI DOTKNUTÝCH OSÔB
     • Účelom spracúvania je podanie fyzickej alebo právnickej osoby, ktorým sa domáha ochrany svojich práv alebo právom chránených záujmov o ktorých sa domnieva, že boli porušené.
     • Právny základ: základom je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle Článku 6 ods.1 pism. c) všeobecného Nariadenia.
     • Doba uchovávania: 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti.
   • SÚDNE SPORY
     • Účelom spracúvania ako aj oprávneným záujmom je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov Spoločnosti.
     • Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa pri plnení právnych nárokov
     • Doba uchovávania: do právoplatného skončenia danej veci

6. KTO SÚ PRÍJEMCOVIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV ?

   Kategória príjemcov: orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, správca webovej

   stránky spoločnosti, audítor, advokát, spoločnosti vykonávajúce správu a podporu informačných technológii, poskytovatelia informačných služieb v odôvodnených prípadoch súdy a orgány činné v trestnom konaní.

7. SÚBORY „COOKIES“ NA NAŠEJ WEBOVEJ STRÁNKE

   Cookies sú malé textové súbory, ktoré zlepšujú používanie webstránky napr. tým, že umožňujú rozpoznať predchádzajúcich návštevníkov pri prihlasovaní do užívateľského prostredia, zapamätaním volby návštevníka pri otváraní nového okna, meraní návštevnosti webstránky alebo spôsobu jej využívania pre jej užívateľské zlepšovanie. Naša webová stránka používa súbory cookies na účely meranie počtu návštev, priemerného času stráveného na stránke, počtu zobrazených stránok. Ukladaniu týchto súborov do Vášho zariadenia môžete kedykoľvek zabrániť nastavením Vášho webového prehliadača. Nastavenie Vášho prehliadača je v zmysle § 55 ods. 5 Zákona o elektronických komunikáciách považované za Váš súhlas s používaním cookies na našej stránke.

8. ZVEREJNENIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

   Osobné údaje nebudú zverejnené.

9. AUTOMATIZOVANE INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIEOsobné údaje nebudú používane na automatizovane individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

10. PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV MIMO EURÓPSKEJ ÚNII

    Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje.

11. MLČANLIVOSŤ

    Dovoľujeme si vás uistiť, že naši zamestnanci i spolupracovníci, ktorí budú spracovávať vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch. Táto mlčanlivosť pritom trvá i po skončení záväzkových vzťahov s nami.

12. ZABEZPEČENIE OSOBNÝCH ÚDAJOVVaše osobné údaje sú u nás v bezpečí. Aby sme zamedzili neoprávnenému prístupu a zneužitiu vašich osobných údajov, zaviedli sme primerané opatrenia ako technického, tak organizačného rázu. Veľmi nám záleží na ochrane vašich osobných údajov. Preto nielen pravidelne kontrolujeme ich zabezpečenie, ale ich ochranu priebežne zdokonaľujeme. Snažíme sa používať také bezpečnostné opatrenia, ktoré s ohľadom na aktuálny stav technológií poskytujú dostatočné zabezpečenie. Prijaté bezpečnostné opatrenia sú potom pravidelne aktualizované.

13. KTO JE DOTKNUTÁ OSOBA

    Sú najmä zamestnanci, klienti, každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

14. PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY

    Odvolať súhlas – v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky na uvedenú mailovú adresu, písomne, alebo osobne v sídle prevádzkovateľa. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali. Bez ohľadu na to mate právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu osobných údajov.

    Právo na prístup – máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

    Právo na opravu – prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.

    Právo na výmaz (na zabudnutie) – máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.

    Právo na obmedzenie spracúvania – za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.

    Právo na prenosnosť údajov – za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.

    Právo namietať – máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.

    Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov – ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je úrad na ochranu osobných údajov slovenskej republiky, hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. Číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail: [email protected], https://dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebne, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods.1 zákona č.7181967 Zb. o správnom konaní (správny poplatok).

15. AKO MATE POSTUPOVAŤ PRI UPLATŇOVANÝCH VAŠICH PRÁV

    Svoje práva si uplatňujete vždy u toho, kto Vaše osobné údaje spracúva, t. j. u konkrétneho prevádzkovateľa.

    Ak má prevádzkovateľ zodpovednú osobu, môžete Vašu žiadosť adresovať aj tejto osobe.

    Žiadosť môže byť ústna, písomná, elektronická prípadne podaná inými prostriedkami (všeobecné nariadenie o ochrane údajov nepredpisuje konkrétnu formu). Odporúčame využiť najmä písomnú alebo elektronickú formu.

    Pripravte si identifikačné údaje ako napr. číslo zmluvy, Vaše ID u prevádzkovateľa, používateľské meno alebo heslo a pod. teda identifikátor, na základe ktorého Vás prevádzkovateľ bude schopný vo svojom prostredí identifikovať a poskytnúť Vám tak údaje, ktorá sa Vás týkajú.

    Prevádzkovateľ je povinný vybaviť Vašu žiadosť bezodkladne, najneskôr do 1 mesiaca od jej doručenia. V prípade zložitosti, alebo veľkého počtu žiadostí sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní.

    V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení účtovať si primeraný administratívny poplatok na pokrytie nákladov spojených s poskytnutím tejto služby.

    Právo dotknutej osoby namietať voči automatizovan6mu rozhodovaniu nie je možne uplatniť’, pretože popisovaná činnosť’ spracovania neobsahuje automatizovane rozhodovanie.

    Právo dotknutej osoby požadovať od prevádzkovateľa informáciu, z akého zdroja pochádzajú osobne údaje, je bezpredmetne, pretože prevádzkovateľ’ spracúva osobne údaje získané od dotknutej osoby.

16. INFORMOVANIE A UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTEJ OSOBYZa účelom uplatňovania svojich práv, môžete kedykoľvek kontaktovať prevádzkovateľa nasledovne:

    • Adresa: MATEX, s.r.o., Veškovce 1194, 079 01 Veľké Kapušany

    • E-mail: [email protected]
17. ZÁVER

Ak máte otázky k ochrane osobných údajov, môžete sa kedykoľvek obrátiť prostredníctvom e-mailu, alebo poštou na sídle prevádzkovateľa. V prípade, že si u nás uplatňujete niektoré z práv dotknutej osoby podľa právnych predpisov upravujúcich ochranu osobných údajov a z vašej žiadosti nie je možné overiť totožnosť žiadateľa alebo v prípade, že máme oprávnené pochybnosti v súvislosti s totožnosťou osoby, ktorá podáva žiadosť, vyhradzujeme si právo túto osobu požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie totožnosti osoby uplatňujúcej túto žiadosť.